Datenschutzerklärung

Verantwortlicher im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO ist:

B&S SmartStay GmbH Lietzenburger Straße 54 10777 Berlin Deutschland

E-Mail: info@motz19.de

Für das Unternehmen ist ein interner Datenschutzbeauftragter bestellt. Dieser ist über die oben genannte Kontaktadresse erreichbar.

Diese Datenschutzerklärung informiert über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit:

• dem Betrieb unserer Website,

• der Buchung und Durchführung von Hotelaufenthalten,

• dem vollautomatisierten Check-in-Prozess,

• der Nutzung digitaler Schließsysteme,

• der Kommunikation mit Gästen (E-Mail, Telefon, WhatsApp),

• Zahlungsabwicklungen,

• der Analyse und Verbesserung unseres Hotelbetriebs.

Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen.

Wir verarbeiten personenbezogene Daten ausschließlich auf Grundlage der DSGVO, insbesondere:

• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO - Einwilligung

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO - Vertrag / vorvertragliche Maßnahmen

• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO - rechtliche Verpflichtung

• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO - berechtigtes Interesse

Unser Angebot richtet sich an Erwachsene.

Minderjährige Personen dürfen ausschließlich in Begleitung ihrer Erziehungsberechtigten übernachten.

Eine eigenständige Verarbeitung personenbezogener Daten Minderjähriger erfolgt nicht.

Im Rahmen von Buchung und Aufenthalt verarbeiten wir insbesondere folgende Daten:

• Vor- und Nachname

• E-Mail-Adresse

• Telefonnummer

• Rechnungs- und ggf. Firmenadresse

• Aufenthaltsdaten (An- und Abreise, Zimmerzuordnung)

• Buchungs- und Zahlungsreferenzen

Zweck: Abschluss, Durchführung und Abwicklung des Beherbergungsvertrags.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Für nicht-deutsche Staatsangehörige verarbeiten wir Meldescheindaten gemäß §§ 29 ff. Bundesmeldegesetz.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO i. V. m. §§ 29, 30 BMG.

Speicherdauer: Ein Jahr ab Abreisedatum; anschließend Löschung innerhalb von drei Monaten.

Zur Verwaltung von Buchungen, Aufenthalten, Gästedaten und internen Abläufen nutzen wir das Property-Management-System apaleo GmbH.

Anbieter: apaleo GmbH Dachauer Straße 15A 80335 München Deutschland

Über Apaleo werden insbesondere verarbeitet:

• Name

• Kontaktdaten

• Buchungs- und Aufenthaltsinformationen

• Zimmer- und Aufenthaltszuordnung

• Rechnungs- und ggf. Firmeninformationen

Zweck: Ordnungsgemäße Verwaltung des Hotelbetriebs und Durchführung von Beherbergungsverträgen.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Apaleo wird als Auftragsverarbeiter im Sinne von Art. 28 DSGVO eingesetzt.

Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich auf Servern innerhalb der Europäischen Union.

Für den vollautomatisierten Check-in nutzen wir Guestway.

Dabei können verarbeitet werden:

• Name

• Kontaktdaten

• Buchungs- und Aufenthaltsinformationen

• ggf. Ausweisdaten (Upload oder manuelle Eingabe)

Zweck: Durchführung des Check-ins und Erfüllung gesetzlicher Pflichten.

Rechtsgrundlagen: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO

Ausweisdaten werden nur so lange gespeichert, wie dies gesetzlich erforderlich ist, und anschließend gelöscht.

Der Check-in erfolgt vollständig automatisiert.
Es findet keine automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne von Art. 22 DSGVO statt.

Zur Zutrittssteuerung nutzen wir SALTO KS.

Verarbeitet werden:

• Name des Gastes

• Aufenthaltszeitraum

• Zimmerzuordnung

• Zugangsprotokolle (Zeitpunkt des Türöffnens)

Zweck: Sicherheit, Nachvollziehbarkeit und ordnungsgemäßer Hotelbetrieb.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Zugangsprotokolle werden nur für einen begrenzten Zeitraum gespeichert und gelöscht, sofern keine sicherheitsrelevanten Vorfälle eine längere Aufbewahrung erfordern.
Zugriff hat ausschließlich das Management.

Zur Zahlungsabwicklung nutzen wir Adyen.
Adyen ist eigenständig Verantwortlicher im Sinne der DSGVO.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Wir erhalten keine vollständigen Zahlungsdaten (z. B. Kreditkartennummern).

Wir kommunizieren mit Gästen über:

• E-Mail

• Telefon

• WhatsApp Business (über WhatsApp Ireland Ltd. und Twilio)

Die Kommunikation dient:

• der Vertragsdurchführung,

• der Beantwortung von Anfragen,

• der Betreuung während des Aufenthalts,

• der Nachbereitung des Aufenthalts (z. B. Feedback).

Rechtsgrundlagen: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (WhatsApp)

Die Einwilligung zur WhatsApp-Kommunikation kann jederzeit widerrufen werden.

VPre-Stay-, During-Stay- und Post-Stay-Nachrichten können automatisiert versendet werden.
Support-Anfragen werden gespeichert und analysiert, um Servicequalität und interne Prozesse zu verbessern.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Beim Besuch unserer Website werden verarbeitet:

• IP-Adresse

• Datum und Uhrzeit

• aufgerufene Seiten

• Browser- und Betriebssystemdaten

Zweck: Stabilität und Sicherheit der Website.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Speicherdauer: Maximal 14 Tage.

Wir nutzen Google Analytics ausschließlich mit aktivierter IP-Anonymisierung.

• keine Profilbildung

• kein Remarketing

• keine Zusammenführung mit anderen Daten

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung).

Wir verwenden:

• technisch notwendige Cookies (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO),

• Analyse-Cookies nur nach Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).

Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich auf Servern innerhalb der Europäischen Union.
Regelmäßige Backups werden erstellt und nach definierten Fristen gelöscht.

Personenbezogene Daten werden gelöscht, sobald der jeweilige Zweck entfällt und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen.

Betroffene haben das Recht auf:

• Auskunft (Art. 15 DSGVO)

• Berichtigung (Art. 16 DSGVO)

• Löschung (Art. 17 DSGVO)

• Einschränkung (Art. 18 DSGVO)

• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)

• Widerspruch (Art. 21 DSGVO)

• Widerruf erteilter Einwilligungen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
https://www.datenschutz-berlin.de

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung bei rechtlichen oder technischen Änderungen anzupassen.